Bericht senden

FAQ zum WHISTLEBLOWING

1. Was ist Whistleblowing? Beim sogenannten Whistleblowing handelt es sich um ein unternehmensinternes System zur Meldung von im Arbeitskontext begangenen Ordnungswidrigkeiten, buchhalterischen, zivil- und strafrechtlichen Verstößen oder Verstößen gegen betriebliche Organisationsmodelle. Der Hinweisgeber, der im Arbeitskontext und im Rahmen seiner Tätigkeit aufgrund seines Amtes oder seiner Tätigkeit Kenntnis von der Begehung einer Straftat oder eines Verstoßes erlangt hat, die dem staatlichen öffentlichen Interesse schadet oder die Interessen eines Privatunternehmen für welches er arbeitet, hat er die Pflicht und die Möglichkeit, dies einer bestimmten internen Stelle zu melden, die in der Lage ist, jeden geeigneten Schutzmechanismus zu aktivieren.

2. Wer kann eine Meldung machen? Der Kanal zur Meldung von Straftaten oder Verstößen ist verfügbar und kann genutzt werden von jedem/jeder Mitarbeiter:in des Unternehmen, einschließlich Praktikanten:innen und Freiwilligen, von Selbstständigen, von Freiberuflern:innen oder Beratern:innen, von Mitgliedern und Aktionären:innen, von jeder Person, die in den Unternehmensbereichen welche Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Überwachungs- oder Vertretungsfunktionen über haben.

3. Wie kann ich es melden? Die Meldung kann in schriftlicher oder mündlicher Form erfolgen, in jedem Fall jedoch über einen der von Seppi M. AG bereitgestellten Meldekanäle (IT oder analog). Der IT-Kanal basiert auf der Nutzung einer Plattform, die über die Website zugänglich ist unter https://www.seppi.com/it/  und kann sowohl über die „Fußzeile“ der Seite als auch über den Abschnitt „Kontakte“ erreicht werden. Der analoge Kanal basiert auf vertraulicher Papierkommunikation, die in einem geschlossenen Umschlag in einem speziellen Fach im reservierten Bereich des Unternehmens hinterlegt wird und von allen internen Mitarbeitern zugänglich ist. Der/Die Hinweisgeber:in kann einen schriftlichen Bericht senden oder die Vereinbarung eines direkten und vertraulichen Treffens innerhalb von 5 Arbeitstagen mit der zuständigen Stelle beantragen.

Die Meldung kann auch außerhalb des Unternehmens erfolgen, d. h. an die ANAC (Nationale Antikorruptionsbehörde), jedoch nur, wenn: a) das Unternehmen keinen internen Meldekanal eingerichtet hat; b) der/die Hinweisgeber:in hat bereits eine Meldung gemacht und diese wurde nicht weiterverfolgt; c) Der Hinweisgeber hat berechtigten Grund zu der Befürchtung, dass eine interne Meldung nicht weiterverfolgt wird oder dass er dem Risiko von Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist. d) der/die Hinweisgeber:in ist der Ansicht, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte.

4. Wie nutze ich interne Meldekanäle? Die IT-Plattform ist über die Website des Unternehmens unter https://www.seppi.com/it/ zugänglich und kann sowohl über die „Fußzeile“ der Seite als auch über den Abschnitt „Kontakte“ durch Aktivierung des entsprechenden Links zum Dienst erreicht werden . Um einen Hinweis einzureichen, aktivieren Sie einfach den Link, greifen Sie auf die Plattform zu und folgen Sie dem geführten Meldeverfahren, indem Sie alle Pflichtfelder ausfüllen. ACHTUNG! Beim Versenden des Hinweises generiert die Plattform einen geheimen numerischen Zugangscode (PIN) und zeigt diesen an. Bei diesem Zahlencode handelt es sich um einen rein persönlichen Code, den sich der Meldepflichtige notieren und bis zum Abschluss des Verfahrens an einem nur ihm bekannten Ort aufbewahren muss. Der Zahlencode muss bei jedem Zugriff auf die elektronische Datei der Meldung verwendet werden, um die Kommunikation mit der zuständigen Stelle aufrechtzuerhalten.

Der analoge Kanal basiert auf vertraulicher Papierkommunikation, die in einem geschlossenen Umschlag in einem speziellen Fach im reservierten Bereich des Unternehmens hinterlegt wird.

5. Kann ich den Zugangscode zur Computerdatei über ein elektronisches Verfahren wiederherstellen? NEIN! Aus Gründen des Schutzes meiner Privatsphäre wird der Zahlencode von der Plattform nur einmal angezeigt und es erfolgt keine automatische Vergabe eines neuen Zahlencodes! ACHTUNG! Bei diesem Zahlencode handelt es sich um eine PIN/ein PASSWORT für den Zugriff auf die IT-Datei der Meldung. Dabei handelt es sich um einen streng persönlichen Code, den sich der Meldende notieren und an einem nur ihm bekannten Ort aufbewahren muss, bis das Verfahren abgeschlossen ist.

6. Was kann/soll ich melden? Dieser Meldeweg ist ausdrücklich den Hinweise von Verwaltungs-, Buchhaltungs-, Zivil- und Strafdelikten gewidmet, welche die Interessen der Allgemeinheit oder die Interessen des Unternehmens, der Wirtschaftsgemeinschaft, der Unternehmensorganisation, des Unternehmensvermögens, der Unternehmenstätigkeit schädigen oder gefährden. Ich kann den Kanal jedoch auch nutzen, um Verstöße oder Probleme persönlicher Art im Zusammenhang mit Belästigung am Arbeitsplatz oder Unbehagen am Arbeitsplatz zu melden, wobei zu beachten ist, dass diese Meldungen keinen Schutz durch das Whistleblower-System ermöglichen.

Beispiele:

• Ein Mitarbeiter kündigt, indem er einen Mitteilung über einen der Whistleblowing-Kanäle sendet: Die Mitteilung enthält keinen Hinweis, sondern eine Mitteilung, die direkt an die Personalabteilung hätte gesendet werden sollen; das Whistleblower-Verfahren findet keine Anwendung, daher leitet die zuständige Stelle die Mitteilung an den Personalleiter weiter und weist den Arbeitnehmer gleichzeitig auf die Irrelevanz seiner Mitteilung hin;
• Ein Mitarbeiter meldet Mobbingverhalten des Abteilungsleiters: Die Meldung bezieht sich auf eine persönliche Angelegenheit, betrifft jedoch einen Verstoß gegen den Ethikkodex des Unternehmens und erscheint schwerwiegend im Hinblick auf den Verstoß gegen Ethik und Arbeitsorganisation. Das Opfer des angezeigten Mobbings, sofern es vorliegt, hat somit die Möglichkeit direkt gegen seinen:r Arbeitgeber:in vorzugehen, wenn er:sie nicht Maßnahmen ergreift, um das Verhalten des:r Abteilungsleiters:in zu unterbinden; die in solchen Fällen zuständige Stelle sorgt für einen angemessenen Schutz des Meldenden und leitet die Meldung zur Bearbeitung des Problems an die Personalstelle weiter; Da der Hinweisgeberschutz in einem Disziplinarverfahren gegen den:die Abteilungsleiter:in nicht greift, darf der Name des Beschuldigten auch ohne Zustimmung des Hinweisgebers preisgegeben werden;
• Ein:e Arbeitnehmer:in beschwert sich über mangelnde berufliche Weiterentwicklung: Auch diese Meldung ist eine persönliche Angelegenheit und steht nicht im Zusammenhang mit illegalen Verhalten, sondern beruft sich auf eine freie Bewertungen des Arbeitgebers. Das Whistleblowing-Verfahren findet keine Anwendung;
• Ein:e Mitarbeiter:in des Einkaufsbüros meldet, dass der:die Abteilungsleiter:in oder ein:e anderer:e Kollege:in Einkäufe tätigt, die nicht mit der Produktion oder der Unternehmenstätigkeit in Zusammenhang stehen oder die scheinbar korrupten Zwecken dienen (z. B. ein Luxusurlaub für einen Lieferanten): Hier handelt es sich um einen Hinweist im Interesse des Unternehmens und das Whistleblowing-Verfahren Anwendung findet; der Name der meldenden Person unterliegt, außer in den gesetzlich vorgesehenen Fällen, dem Schutz und der Geheimhaltung;
• Ein:e externer Mitarbeiter:in berichtet, er habe gesehen, wie ein:e Mitarbeiter:in potenziell umweltschädliche chemische Produkte auf einem Feld hinter der Produktions- und Montageanlage entsorgte: Dies ist sowohl für das Unternehmen als auch für die Allgemeinheit von Interesse. Es gilt das Whistleblowing-Verfahren; der Name des Hinweisgebers ist geschützt; Die Nachricht muss in jedem Fall der Behörde zur Kenntnis gebracht werden.

7. Wer kümmert sich um die interne Hinweisgebung? Seppi M. AG hat die Verwaltung der eingereichten Hinweise Susanne Seppi, in ihrer Rolle als Leiterin der Personalabteilung, anvertraut, die auch für deren Verwaltung und Sortierung verantwortlich sein wird und jeden eingehenden Hinweis falls notwendig vertieft und überprüft, um auf diesen Hinweis zu reagieren, um die Vertraulichkeit des Hinweisgebers zu gewährleisten, um den Hinweisgeber vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen zu schützen, um innerhalb des Unternehmens oder bei den zuständigen Behörden alle weiteren notwendige Verfahren zu aktivieren welcher zur Aufklärung des Hinweises oder die Handhabung der Straftat erforderlich sind.

8. Wie wird mit meinem Hinweis umgegangen? Innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt des Hinweises schickt mir die zuständige Stelle eine „Bestätigung über den Eingang der Meldung“. Innerhalb der folgenden 3 Monate bearbeitet das Büro den Bericht und gibt Rückmeldung über die Folgemaßnahmen zum eingegangenen Hinweis. Während der Bearbeitung der Meldung kann die zuständige Stelle Gespräche mit mir einleiten bzw. führen und mich um Klarstellungen oder Ergänzungen zum Hinweis bitten. Deshalb muss ich die Computerdatei regelmäßig überprüfen.

9. Wie wird die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Partei geschützt? Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers bleibt während des gesamten Verfahrens und in allen sich aus der Meldung ergebenden Zivil-, Straf- oder Disziplinarverfahren gewahrt. Es besteht in der Geheimhaltung der Identität der meldenden Person, die dem internen Büro bekannt ist und nur den Personen mitgeteilt werden kann, die für die Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen zuständig sind, außer in Fällen, in denen die Offenlegung der persönlichen Daten der Person erforderlich ist oder die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers. In einem internen Disziplinarverfahren, im Anschluss an einen erhaltenen Hinweis, darf die Identität der meldenden Person nicht offengelegt werden, wenn die Anklage auf Ermittlungen beruht, die von dem Hinweis abweichen. Ist die Kenntnis der Identität des Hinweisgebers jedoch zur Verteidigung des Beschuldigten erforderlich, darf diese nur mit dessen Einwilligung preisgegeben werden. In Fällen, in denen die Offenlegung der Identität der meldenden Person erforderlich ist, wird die zuständige Stelle dies in einem schriftlichen Bescheid begründen.

10. Kann ich eine anonyme Meldung machen? Anonym erfolgende Meldungen werden im Rahmen des Rechtsschutzes nicht berücksichtigt. Auch bei anonymer Übermittlung ist eine spätere Einbindung möglich. Die Verwaltung des Berichts erfolgt weiterhin durch die zuständige Außenstelle.

​11. Was passiert, wenn jemand eine falsche oder verleumderische Aussage über mich macht? Ein falscher Hinweis und die Zuschreibung von Straftaten an eine Person, von der bekannt ist, dass sie nicht schuldig ist oder die sich nach der internen Untersuchung als falsch herausstellt, ermöglicht nicht den Schutz der Identität der Person, die die Anzeige erstattet, sondern im Gegenteil, es folgt die Mitteilung der bösgläubigen Person an die beschuldigte Person zum persönlichen Schutz und beinhaltet die Einleitung eines Disziplinarverfahrens gegen die meldende Partei.

12. Wie werden meine personenbezogenen Daten verarbeitet? Die personenbezogenen Daten der meldenden Person werden in Übereinstimmung mit dem Datenschutzgesetz und den durch die europäische Verordnung (EU) 679/2016 garantierten Rechten verarbeitet. Die in den Artikeln 15 bis 22 der Verordnung genannten Rechte (Zugriff, Berichtigung, Änderung, Löschung, Löschung, Widerspruch) können jedoch nicht mit einem Antrag an den Datenverantwortlichen oder mit einer Beschwerde gemäß Artikel 77 der Verordnung ausgeübt werden, wenn die Ausübung dieser Rechte zu einer wirksamen und konkreten Beeinträchtigung der Vertraulichkeit der Identität jenes:r Arbeitnehmers:in führen kann, der:die die Straftat meldet, von der er:sie aufgrund seiner:ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangt hat.

13. Wie wird mein Hinweis gespeichert und verwaltet? Der Hinweis wird nur so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung und Rückmeldung erforderlich ist, bzw. für die Zeit, die für die Bearbeitung des daraus resultierenden Verfahrens erforderlich ist. Anschließend wird die Meldung nach Datenminimierung für 5 Jahre nach ihrer Bearbeitung archiviert und anschließend gelöscht.

14. Wo finde ich weitere Informationen zum Kanal, zum Ablauf und zu den Schutzmaßnahmen? Alle Informationen zum internen Meldeweg finden Sie im Unternehmen auf der Anschlagtafel, sowie auf den digitalen Firmenaushängen und auf der Website des Unternehmens.

15. Kann ich mich trotzdem direkt an meinen direkten Vorgesetzten wenden? Bestimmt. Das Whistleblowing-System ersetzt nicht bereits angewandte Formen der internen Kommunikation und Berichterstattung und schließt Meldungen von Verstößen an den Vorgesetzten oder den Abteilungsleiter nicht aus. Der Whistleblowing-Kanal ermöglicht es mir jedoch, Meldungen vertraulich und unter Gewährleistung eines besonderen Schutzregimes zu machen.

Invia una segnalazione

FAQ sul WHISTLEBLOWING

1. Che cos’è il whistleblowing? Il cosiddetto whistleblowing è un sistema interno alla società di segnalazione di illeciti amministrativi, contabili, civili e penali o di violazioni dei modelli organizzativi aziendali, commessi nel contesto lavorativo. La persona segnalante che nel contesto lavorativo e nel corso delle proprie attività sia venuta a conoscenza, in ragione del proprio ufficio o lavoro, della commissione di un illecito o di una violazione che lede l’interesse pubblico nazionale o che lede gli interessi della società privata per la quale presta lavoro, ha l’obbligo e la possibilità di farne segnalazione ad un apposito ufficio interno che potrà attivare ogni idoneo meccanismo di protezione dell’ente e della società.

2. Chi può fare una segnalazione? Il canale di segnalazione degli illeciti o violazione è a disposizione ed è utilizzabile da ogni lavoratore subordinato compresi tirocinanti e i volontari, ogni collaboratore della società sia esso lavoratore autonomo o professionista o consulente, dai soci e dagli azionisti, da ogni persona che lavori nell’ambito della società con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

3. Come posso fare la segnalazione? La segnalazione può essere fatta in forma scritta o in forma orale, in ogni caso, utilizzando uno dei canali di segnalazione, informatico o analogico, predisposti da Seppi M Spa. Il canale informatico si basa sull’uso di una piattaforma, accessibile dal sito internet della società all’indirizzo https://www.seppi.com/it/ ed è raggiungibile sia dal “footer” della pagina sia dalla sezione “contatti”. Il canale analogico si basa su comunicazioni cartacee riservate, depositate in busta chiusa in apposita cassetta collocata in area riservata della società, accessibile a tutti i collaboratori interni. Il segnalante può, a sua scelta, inviare una segnalazione scritta oppure chiedere la fissazione di un incontro diretto e riservato fissato entro un termine di 5 giorni lavorativi con l’ufficio incaricato.

La segnalazione può essere fatta anche all’esterno della Società cioè ad ANAC (Autorità nazionale anticorruzione) ma soltanto se: a) la Società non ha predisposto un canale di segnalazione interno; b) il segnalante ha già fatto una segnalazione e questa non ha avuto seguito; c) il segnalante ha fondati motivi per temere che, se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato seguito oppure che si esporrebbe al rischio di ritorsioni; d) il segnalante ritiene che la violazione possa costituire pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

4. Come utilizzo i canali di segnalazione interna?  

La piattaforma informatica è accessibile dal sito internet della società all’indirizzo https://www.seppi.com/it/ ed è raggiungibile sia dal “footer” della pagina sia dalla sezione “contatti” attivando l’apposti link al servizio. Per proporre una segnalazione è sufficiente attivare il link, accedere alla piattaforma e seguire la procedura di compilazione guidata della segnalazione valorizzando tutti i campi obbligatori. ATTENZIONE! All’invio della segnalazione la piattaforma genera e visualizza un codice di accesso numerico segreto (PIN). Questo codice numerico è un codice strettamente personale che il segnalante deve annotare e conservare in un posto noto solo a sé, sino alla chiusura della procedura. Il codice numerico deve essere utilizzo ogni volta che si accede al fascicolo informatico della segnalazione per mantenere l’interlocuzione con l’ufficio incaricato.

Il canale analogico si basa su comunicazioni cartacee riservate, depositate in busta chiusa in apposita cassetta collocata in area riservata della società.

5. Posso recuperare il codice di accesso al fascicolo informatico mediante procedura telematica? NO! Per motivi di tutela della mia riservatezza il codice numerico viene visualizzato dalla piattaforma una sola volta e non è prevista una procedura automatica di assegnazione di un nuovo codice numerico! ATTENZIONE! Questo codice numerico è un PIN / una PASSWORD di accesso la fascicolo informatico della segnalazione, è un codice strettamente personale che il segnalante deve annotare e conservare in un posto noto solo a sé, sino alla chiusura della procedura.

6. Cosa posso / devo segnalare? Questo canale di segnalazione è espressamente dedicato alla segnalazione di illeciti amministrativi, contabili, civili e penali, che espongono a danno o a pericolo gli interessi della collettività o gli interessi della società, della comunità aziendale, dell’organizzazione societaria, dei beni della società, l’attività stessa della società.  Posso comunque utilizzare il canale anche per segnalare violazioni o questioni di carattere personale relative a molestie sul lavoro o di disagio lavorativo, tenendo presente che queste segnalazioni non consentono la protezione del sistema whistleblowing.

Esempi:

• un dipendente si licenzia inviando una segnalazione attraverso uno dei canali dedicati al whistleblowing: la comunicazione non integra una segnalazione bensì una comunicazione che doveva essere inviata direttamente all’ufficio del personale; non si applica la procedura whistleblowing quindi l’ufficio incaricato inoltra la comunicazione al responsabile del personale e, contemporaneamente, comunica al dipendente l’irrilevanza della sua comunicazione;
• un dipendente segnala condotte mobbizzanti da parte del capo reparto: la segnalazione è relativa a questione personale tuttavia, ha ad oggetto la violazione del codice etico della società ed appare grave sotto il profilo della violazione dell’etica e dell’organizzazione del lavoro, inoltre permette al dipendente vittima del mobbing segnalato – se sussistente – di agire direttamente contro il proprio datore di lavoro per la propria tutela se non si attiva a far cessare la condotta del capo reparto; l’ufficio incaricato in tali casi predisporrà adeguata tutela per il segnalante e inoltrerà la segnalazione per competenza all’ufficio del personale per la trattazione della problematica; non applicandosi la tutela whistleblowing nell’eventuale procedimento disciplinare a carico del capo reparto potrà comunque rivelarsi il nome dell’incolpato anche senza il consenso del segnalante;
• un dipendente lamenta la propria mancata progressione professionale: anche questa segnalazione è questione personale e non attinente illeciti ma libere valutazioni del datore di lavoro; non si applica la procedura whistleblowing;
• un dipendente dell’ufficio acquisti segnala che il capo reparto o un altro collega fa acquisti non inerenti la produzione o l’attività aziendale o che sembra avere finalità corruttive (per es. un soggiorno-vacanza di lusso ad un fornitore): questa segnalazione attiene a questione di interesse della società e vi si applica la procedura whistleblowing; il nome del segnalante è soggetto a tutela e segreto, salvi i casi previsti dalla legge;
• un collaboratore esterno segnala di avere visto un dipendente smaltire prodotti chimici potenzialmente inquinanti in un campo retrostante l’areale dello stabilimento di produzione ed assemblaggio: è questione di interesse sia della società sia della collettività; si applica la procedura whistleblowing; il nome del segnalante è tutelato; la notizia va comunque portata a conoscenza dell’Autorità pubblica.

7. Chi si occupa della segnalazione interna? Seppi M Spa Srl ha affidato la gestione delle segnalazioni presentate a Susanne Seppi, nella sua veste di responsabile dell’ufficio HR, che si occuperà anche di gestirle e smistarle, dare loro seguito eseguendo ogni più opportuna attività di approfondimento finalizzata a verificarle, a dare riscontro a dette segnalazioni, a garantire la riservatezza del soggetto segnalante, a prestare al soggetto segnalante la tutela da possibili ed eventuali ritorsioni, ad attivare presso la società o fare attivare presso le autorità competenti ogni ulteriore procedimento utile e necessario alla soluzione della segnalazione o alla trattazione dell’illecito.

8. Come viene gestita la mia segnalazione? Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione l’ufficio incaricato mi invia un “avviso di ricevimento della segnalazione”. Entro i successivi 3 mesi l’ufficio tratta la segnalazione dando riscontro sul seguito della segnalazione ricevuta. Durante la trattazione della segnalazione l’ufficio incaricato può attivare o mantenere interlocuzioni con me, può chiedermi precisazioni o integrazioni della segnalazione. Quindi devo periodicamente controllare il fascicolo informatico.

9. Come è tutelata la riservatezza del soggetto segnalante? La tutela della riservatezza del segnalante è prestata nell’arco di tutto il procedimento e di tutti i procedimenti civili, penali o disciplinari conseguenti alla segnalazione. Consiste nel segreto sull’identità del segnalante, che è nota all’ufficio interno e che può essere comunicata solo alle persone competenti a ricevere e dare seguito alle segnalazioni, salvi i casi di necessità di rivelare le generalità del segnalante o l’espresso consenso del segnalante.  Nel procedimento disciplinare interno, conseguente a segnalazione, l’identità del segnalante non può essere rivelata se l’addebito si fonda su accertamenti distinti e diversi dalla sola segnalazione. Qualora tuttavia per la difesa del soggetto incolpato sia necessaria la conoscenza dell’identità del segnalante, questa può essere rivelata solo con il suo consenso. Nei casi in cui è necessario rivelare l’identità del segnalante, l’ufficio incaricato provvede a darne motivata notizia con comunicazione scritta.

10. Posso fare una segnalazione anonima? Le segnalazioni effettuate in forma anonima non sono considerate ai fini della tutela legale prevista. Anche se inviate in forma in anonima potranno comunque essere integrate in un momento successivo. L’Ufficio incaricato esterno gestirà comunque la segnalazione.

11. Cosa succede se qualcuno effettua una segnalazione falsa o calunniosa sulla mia persona? La falsa segnalazione ed attribuzione di illeciti ad un soggetto che si sa essere non colpevole o che risulti falsa a seguito dell’indagine interna, non consente la tutela dell’identità del segnalante, anzi, comporta la comunicazione del segnalante in mala fede all’incolpato per la tutela personale in ogni più opportuna sede e comporta l’apertura di un procedimento disciplinare contro il soggetto segnalante.

12. Come sono trattati i miei dati personali? I dati personali della persona segnalante sono trattati nel rispetto del codice della privacy e dei diritti garantiti dal regolamento europeo  Reg. EU 679/2016. Tuttavia, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento (accesso, rettifica, modifica, cancellazione, oblio, opposizione) non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala l’illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio lavoro.

13. Come viene conservata e gestita la mia segnalazione?  La segnalazione viene conservata per tutto e solo il tempo necessario alla sua trattazione e per darne riscontro, ovvero per il tempo necessario alla trattazione dei procedimenti che ne conseguono. La segnalazione viene poi archiviata previa minimizzazione dei dati per il tempo di 5 anni dopo la sua trattazione, infine viene cancellata.

14. Dove trovo altre informazioni sul canale, sul procedimento e sulle tutele? Ogni informazione sul canale di segnalazione interna è reperibile in azienda sulle bacheche aziendali, nonché sulle bacheche aziendali digitali e sul sito internet della Società.

15. Posso comunque fare una segnalazione diretta al mio superiore gerarchico? Certo. Il sistema whistleblowing non sostituisce forme di comunicazione e di segnalazione interne già applicate e non esclude le segnalazioni di non conformità dirette al superiore gerarchico o al responsabile del reparto, tuttavia, il canale whistleblowing mi permette di fare le segnalazioni in modo riservato e con la garanzia di un regime di protezione speciale.

Invia una segnalazione

FAQ sul WHISTLEBLOWING

Il cosiddetto whistleblowing è un sistema interno alla società di segnalazione di illeciti amministrativi, contabili, civili e penali o di violazioni dei modelli organizzativi aziendali, commessi nel contesto lavorativo. La persona segnalante che nel contesto lavorativo e nel corso delle proprie attività sia venuta a conoscenza, in ragione del proprio ufficio o lavoro, della commissione di un illecito o di una violazione che lede l’interesse pubblico nazionale o che lede gli interessi della società privata per la quale presta lavoro, ha l’obbligo e la possibilità di farne segnalazione ad un apposito ufficio interno che potrà attivare ogni idoneo meccanismo di protezione dell’ente e della società.

Il canale di segnalazione degli illeciti o violazione è a disposizione ed è utilizzabile da ogni lavoratore subordinato compresi tirocinanti e i volontari, ogni collaboratore della società sia esso lavoratore autonomo o professionista o consulente, dai soci e dagli azionisti, da ogni persona che lavori nell’ambito della società con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

3. Come posso fare la segnalazione? La segnalazione può essere fatta in forma scritta o in forma orale, in ogni caso, utilizzando uno dei canali di segnalazione, informatico o analogico, predisposti da Seppi M Spa. Il canale informatico si basa sull’uso di una piattaforma, accessibile dal sito internet della società all’indirizzo https://www.seppi.com/it/ ed è raggiungibile sia dal “footer” della pagina sia dalla sezione “contatti”. Il canale analogico si basa su comunicazioni cartacee riservate, depositate in busta chiusa in apposita cassetta collocata in area riservata della società, accessibile a tutti i collaboratori interni. Il segnalante può, a sua scelta, inviare una segnalazione scritta oppure chiedere la fissazione di un incontro diretto e riservato fissato entro un termine di 5 giorni lavorativi con l’ufficio incaricato.

La segnalazione può essere fatta anche all’esterno della Società cioè ad ANAC (Autorità nazionale anticorruzione) ma soltanto se: a) la Società non ha predisposto un canale di segnalazione interno; b) il segnalante ha già fatto una segnalazione e questa non ha avuto seguito; c) il segnalante ha fondati motivi per temere che, se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato seguito oppure che si esporrebbe al rischio di ritorsioni; d) il segnalante ritiene che la violazione possa costituire pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

4. Come utilizzo i canali di segnalazione interna?  

La piattaforma informatica è accessibile dal sito internet della società all’indirizzo https://www.seppi.com/it/ ed è raggiungibile sia dal “footer” della pagina sia dalla sezione “contatti” attivando l’apposti link al servizio. Per proporre una segnalazione è sufficiente attivare il link, accedere alla piattaforma e seguire la procedura di compilazione guidata della segnalazione valorizzando tutti i campi obbligatori. ATTENZIONE! All’invio della segnalazione la piattaforma genera e visualizza un codice di accesso numerico segreto (PIN). Questo codice numerico è un codice strettamente personale che il segnalante deve annotare e conservare in un posto noto solo a sé, sino alla chiusura della procedura. Il codice numerico deve essere utilizzo ogni volta che si accede al fascicolo informatico della segnalazione per mantenere l’interlocuzione con l’ufficio incaricato.

Il canale analogico si basa su comunicazioni cartacee riservate, depositate in busta chiusa in apposita cassetta collocata in area riservata della società.

5. Posso recuperare il codice di accesso al fascicolo informatico mediante procedura telematica? NO! Per motivi di tutela della mia riservatezza il codice numerico viene visualizzato dalla piattaforma una sola volta e non è prevista una procedura automatica di assegnazione di un nuovo codice numerico! ATTENZIONE! Questo codice numerico è un PIN / una PASSWORD di accesso la fascicolo informatico della segnalazione, è un codice strettamente personale che il segnalante deve annotare e conservare in un posto noto solo a sé, sino alla chiusura della procedura.

6. Cosa posso / devo segnalare? Questo canale di segnalazione è espressamente dedicato alla segnalazione di illeciti amministrativi, contabili, civili e penali, che espongono a danno o a pericolo gli interessi della collettività o gli interessi della società, della comunità aziendale, dell’organizzazione societaria, dei beni della società, l’attività stessa della società.  Posso comunque utilizzare il canale anche per segnalare violazioni o questioni di carattere personale relative a molestie sul lavoro o di disagio lavorativo, tenendo presente che queste segnalazioni non consentono la protezione del sistema whistleblowing.

Esempi:

• un dipendente si licenzia inviando una segnalazione attraverso uno dei canali dedicati al whistleblowing: la comunicazione non integra una segnalazione bensì una comunicazione che doveva essere inviata direttamente all’ufficio del personale; non si applica la procedura whistleblowing quindi l’ufficio incaricato inoltra la comunicazione al responsabile del personale e, contemporaneamente, comunica al dipendente l’irrilevanza della sua comunicazione;
• un dipendente segnala condotte mobbizzanti da parte del capo reparto: la segnalazione è relativa a questione personale tuttavia, ha ad oggetto la violazione del codice etico della società ed appare grave sotto il profilo della violazione dell’etica e dell’organizzazione del lavoro, inoltre permette al dipendente vittima del mobbing segnalato – se sussistente – di agire direttamente contro il proprio datore di lavoro per la propria tutela se non si attiva a far cessare la condotta del capo reparto; l’ufficio incaricato in tali casi predisporrà adeguata tutela per il segnalante e inoltrerà la segnalazione per competenza all’ufficio del personale per la trattazione della problematica; non applicandosi la tutela whistleblowing nell’eventuale procedimento disciplinare a carico del capo reparto potrà comunque rivelarsi il nome dell’incolpato anche senza il consenso del segnalante;
• un dipendente lamenta la propria mancata progressione professionale: anche questa segnalazione è questione personale e non attinente illeciti ma libere valutazioni del datore di lavoro; non si applica la procedura whistleblowing;
• un dipendente dell’ufficio acquisti segnala che il capo reparto o un altro collega fa acquisti non inerenti la produzione o l’attività aziendale o che sembra avere finalità corruttive (per es. un soggiorno-vacanza di lusso ad un fornitore): questa segnalazione attiene a questione di interesse della società e vi si applica la procedura whistleblowing; il nome del segnalante è soggetto a tutela e segreto, salvi i casi previsti dalla legge;
• un collaboratore esterno segnala di avere visto un dipendente smaltire prodotti chimici potenzialmente inquinanti in un campo retrostante l’areale dello stabilimento di produzione ed assemblaggio: è questione di interesse sia della società sia della collettività; si applica la procedura whistleblowing; il nome del segnalante è tutelato; la notizia va comunque portata a conoscenza dell’Autorità pubblica.

7. Chi si occupa della segnalazione interna? Seppi M Spa Srl ha affidato la gestione delle segnalazioni presentate a Susanne Seppi, nella sua veste di responsabile dell’ufficio HR, che si occuperà anche di gestirle e smistarle, dare loro seguito eseguendo ogni più opportuna attività di approfondimento finalizzata a verificarle, a dare riscontro a dette segnalazioni, a garantire la riservatezza del soggetto segnalante, a prestare al soggetto segnalante la tutela da possibili ed eventuali ritorsioni, ad attivare presso la società o fare attivare presso le autorità competenti ogni ulteriore procedimento utile e necessario alla soluzione della segnalazione o alla trattazione dell’illecito.

8. Come viene gestita la mia segnalazione? Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione l’ufficio incaricato mi invia un “avviso di ricevimento della segnalazione”. Entro i successivi 3 mesi l’ufficio tratta la segnalazione dando riscontro sul seguito della segnalazione ricevuta. Durante la trattazione della segnalazione l’ufficio incaricato può attivare o mantenere interlocuzioni con me, può chiedermi precisazioni o integrazioni della segnalazione. Quindi devo periodicamente controllare il fascicolo informatico.

9. Come è tutelata la riservatezza del soggetto segnalante? La tutela della riservatezza del segnalante è prestata nell’arco di tutto il procedimento e di tutti i procedimenti civili, penali o disciplinari conseguenti alla segnalazione. Consiste nel segreto sull’identità del segnalante, che è nota all’ufficio interno e che può essere comunicata solo alle persone competenti a ricevere e dare seguito alle segnalazioni, salvi i casi di necessità di rivelare le generalità del segnalante o l’espresso consenso del segnalante.  Nel procedimento disciplinare interno, conseguente a segnalazione, l’identità del segnalante non può essere rivelata se l’addebito si fonda su accertamenti distinti e diversi dalla sola segnalazione. Qualora tuttavia per la difesa del soggetto incolpato sia necessaria la conoscenza dell’identità del segnalante, questa può essere rivelata solo con il suo consenso. Nei casi in cui è necessario rivelare l’identità del segnalante, l’ufficio incaricato provvede a darne motivata notizia con comunicazione scritta.

10. Posso fare una segnalazione anonima? Le segnalazioni effettuate in forma anonima non sono considerate ai fini della tutela legale prevista. Anche se inviate in forma in anonima potranno comunque essere integrate in un momento successivo. L’Ufficio incaricato esterno gestirà comunque la segnalazione.

11. Cosa succede se qualcuno effettua una segnalazione falsa o calunniosa sulla mia persona? La falsa segnalazione ed attribuzione di illeciti ad un soggetto che si sa essere non colpevole o che risulti falsa a seguito dell’indagine interna, non consente la tutela dell’identità del segnalante, anzi, comporta la comunicazione del segnalante in mala fede all’incolpato per la tutela personale in ogni più opportuna sede e comporta l’apertura di un procedimento disciplinare contro il soggetto segnalante.

12. Come sono trattati i miei dati personali? I dati personali della persona segnalante sono trattati nel rispetto del codice della privacy e dei diritti garantiti dal regolamento europeo  Reg. EU 679/2016. Tuttavia, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento (accesso, rettifica, modifica, cancellazione, oblio, opposizione) non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala l’illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio lavoro.

13. Come viene conservata e gestita la mia segnalazione?  La segnalazione viene conservata per tutto e solo il tempo necessario alla sua trattazione e per darne riscontro, ovvero per il tempo necessario alla trattazione dei procedimenti che ne conseguono. La segnalazione viene poi archiviata previa minimizzazione dei dati per il tempo di 5 anni dopo la sua trattazione, infine viene cancellata.

14. Dove trovo altre informazioni sul canale, sul procedimento e sulle tutele? Ogni informazione sul canale di segnalazione interna è reperibile in azienda sulle bacheche aziendali, nonché sulle bacheche aziendali digitali e sul sito internet della Società.

15. Posso comunque fare una segnalazione diretta al mio superiore gerarchico? Certo. Il sistema whistleblowing non sostituisce forme di comunicazione e di segnalazione interne già applicate e non esclude le segnalazioni di non conformità dirette al superiore gerarchico o al responsabile del reparto, tuttavia, il canale whistleblowing mi permette di fare le segnalazioni in modo riservato e con la garanzia di un regime di protezione speciale.