Whistleblowing

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FAQ zum WHISTLEBLOWING

1. Was ist Whistleblowing? Beim sogenannten Whistleblowing handelt es sich um ein unternehmensinternes System zur Meldung von im Arbeitskontext begangenen Ordnungswidrigkeiten, buchhalterischen, zivil- und strafrechtlichen Verstößen oder Verstößen gegen betriebliche Organisationsmodelle. Der Hinweisgeber, der im Arbeitskontext und im Rahmen seiner Tätigkeit aufgrund seines Amtes oder seiner Tätigkeit Kenntnis von der Begehung einer Straftat oder eines Verstoßes erlangt hat, die dem staatlichen öffentlichen Interesse schadet oder die Interessen eines Privatunternehmen für welches er arbeitet, hat er die Pflicht und die Möglichkeit, dies einer bestimmten internen Stelle zu melden, die in der Lage ist, jeden geeigneten Schutzmechanismus zu aktivieren.

2. Wer kann eine Meldung machen? Der Kanal zur Meldung von Straftaten oder Verstößen ist verfügbar und kann genutzt werden von jedem/jeder Mitarbeiter:in des Unternehmen, einschließlich Praktikanten:innen und Freiwilligen, von Selbstständigen, von Freiberuflern:innen oder Beratern:innen, von Mitgliedern und Aktionären:innen, von jeder Person, die in den Unternehmensbereichen welche Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Überwachungs- oder Vertretungsfunktionen über haben.

3. Wie kann ich es melden? Die Meldung kann in schriftlicher oder mündlicher Form erfolgen, in jedem Fall jedoch über einen der von Seppi M. AG bereitgestellten Meldekanäle (IT oder analog). Der IT-Kanal basiert auf der Nutzung einer Plattform, die über die Website zugänglich ist unter https://www.seppi.com/it/  und kann sowohl über die „Fußzeile“ der Seite als auch über den Abschnitt „Kontakte“ erreicht werden. Der analoge Kanal basiert auf vertraulicher Papierkommunikation, die in einem geschlossenen Umschlag in einem speziellen Fach im reservierten Bereich des Unternehmens hinterlegt wird und von allen internen Mitarbeitern zugänglich ist. Der/Die Hinweisgeber:in kann einen schriftlichen Bericht senden oder die Vereinbarung eines direkten und vertraulichen Treffens innerhalb von 5 Arbeitstagen mit der zuständigen Stelle beantragen.

Die Meldung kann auch außerhalb des Unternehmens erfolgen, d. h. an die ANAC (Nationale Antikorruptionsbehörde), jedoch nur, wenn: a) das Unternehmen keinen internen Meldekanal eingerichtet hat; b) der/die Hinweisgeber:in hat bereits eine Meldung gemacht und diese wurde nicht weiterverfolgt; c) Der Hinweisgeber hat berechtigten Grund zu der Befürchtung, dass eine interne Meldung nicht weiterverfolgt wird oder dass er dem Risiko von Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist. d) der/die Hinweisgeber:in ist der Ansicht, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte.

4. Wie nutze ich interne Meldekanäle? Die IT-Plattform ist über die Website des Unternehmens unter https://www.seppi.com/it/ zugänglich und kann sowohl über die „Fußzeile“ der Seite als auch über den Abschnitt „Kontakte“ durch Aktivierung des entsprechenden Links zum Dienst erreicht werden . Um einen Hinweis einzureichen, aktivieren Sie einfach den Link, greifen Sie auf die Plattform zu und folgen Sie dem geführten Meldeverfahren, indem Sie alle Pflichtfelder ausfüllen. ACHTUNG! Beim Versenden des Hinweises generiert die Plattform einen geheimen numerischen Zugangscode (PIN) und zeigt diesen an. Bei diesem Zahlencode handelt es sich um einen rein persönlichen Code, den sich der Meldepflichtige notieren und bis zum Abschluss des Verfahrens an einem nur ihm bekannten Ort aufbewahren muss. Der Zahlencode muss bei jedem Zugriff auf die elektronische Datei der Meldung verwendet werden, um die Kommunikation mit der zuständigen Stelle aufrechtzuerhalten.

Der analoge Kanal basiert auf vertraulicher Papierkommunikation, die in einem geschlossenen Umschlag in einem speziellen Fach im reservierten Bereich des Unternehmens hinterlegt wird.

5. Kann ich den Zugangscode zur Computerdatei über ein elektronisches Verfahren wiederherstellen? NEIN! Aus Gründen des Schutzes meiner Privatsphäre wird der Zahlencode von der Plattform nur einmal angezeigt und es erfolgt keine automatische Vergabe eines neuen Zahlencodes! ACHTUNG! Bei diesem Zahlencode handelt es sich um eine PIN/ein PASSWORT für den Zugriff auf die IT-Datei der Meldung. Dabei handelt es sich um einen streng persönlichen Code, den sich der Meldende notieren und an einem nur ihm bekannten Ort aufbewahren muss, bis das Verfahren abgeschlossen ist.

6. Was kann/soll ich melden? Dieser Meldeweg ist ausdrücklich den Hinweise von Verwaltungs-, Buchhaltungs-, Zivil- und Strafdelikten gewidmet, welche die Interessen der Allgemeinheit oder die Interessen des Unternehmens, der Wirtschaftsgemeinschaft, der Unternehmensorganisation, des Unternehmensvermögens, der Unternehmenstätigkeit schädigen oder gefährden. Ich kann den Kanal jedoch auch nutzen, um Verstöße oder Probleme persönlicher Art im Zusammenhang mit Belästigung am Arbeitsplatz oder Unbehagen am Arbeitsplatz zu melden, wobei zu beachten ist, dass diese Meldungen keinen Schutz durch das Whistleblower-System ermöglichen.

Beispiele:

• Ein Mitarbeiter kündigt, indem er einen Mitteilung über einen der Whistleblowing-Kanäle sendet: Die Mitteilung enthält keinen Hinweis, sondern eine Mitteilung, die direkt an die Personalabteilung hätte gesendet werden sollen; das Whistleblower-Verfahren findet keine Anwendung, daher leitet die zuständige Stelle die Mitteilung an den Personalleiter weiter und weist den Arbeitnehmer gleichzeitig auf die Irrelevanz seiner Mitteilung hin;
• Ein Mitarbeiter meldet Mobbingverhalten des Abteilungsleiters: Die Meldung bezieht sich auf eine persönliche Angelegenheit, betrifft jedoch einen Verstoß gegen den Ethikkodex des Unternehmens und erscheint schwerwiegend im Hinblick auf den Verstoß gegen Ethik und Arbeitsorganisation. Das Opfer des angezeigten Mobbings, sofern es vorliegt, hat somit die Möglichkeit direkt gegen seinen:r Arbeitgeber:in vorzugehen, wenn er:sie nicht Maßnahmen ergreift, um das Verhalten des:r Abteilungsleiters:in zu unterbinden; die in solchen Fällen zuständige Stelle sorgt für einen angemessenen Schutz des Meldenden und leitet die Meldung zur Bearbeitung des Problems an die Personalstelle weiter; Da der Hinweisgeberschutz in einem Disziplinarverfahren gegen den:die Abteilungsleiter:in nicht greift, darf der Name des Beschuldigten auch ohne Zustimmung des Hinweisgebers preisgegeben werden;
• Ein:e Arbeitnehmer:in beschwert sich über mangelnde berufliche Weiterentwicklung: Auch diese Meldung ist eine persönliche Angelegenheit und steht nicht im Zusammenhang mit illegalen Verhalten, sondern beruft sich auf eine freie Bewertungen des Arbeitgebers. Das Whistleblowing-Verfahren findet keine Anwendung;
• Ein:e Mitarbeiter:in des Einkaufsbüros meldet, dass der:die Abteilungsleiter:in oder ein:e anderer:e Kollege:in Einkäufe tätigt, die nicht mit der Produktion oder der Unternehmenstätigkeit in Zusammenhang stehen oder die scheinbar korrupten Zwecken dienen (z. B. ein Luxusurlaub für einen Lieferanten): Hier handelt es sich um einen Hinweist im Interesse des Unternehmens und das Whistleblowing-Verfahren Anwendung findet; der Name der meldenden Person unterliegt, außer in den gesetzlich vorgesehenen Fällen, dem Schutz und der Geheimhaltung;
• Ein:e externer Mitarbeiter:in berichtet, er habe gesehen, wie ein:e Mitarbeiter:in potenziell umweltschädliche chemische Produkte auf einem Feld hinter der Produktions- und Montageanlage entsorgte: Dies ist sowohl für das Unternehmen als auch für die Allgemeinheit von Interesse. Es gilt das Whistleblowing-Verfahren; der Name des Hinweisgebers ist geschützt; Die Nachricht muss in jedem Fall der Behörde zur Kenntnis gebracht werden.

7. Wer kümmert sich um die interne Hinweisgebung? Seppi M. AG hat die Verwaltung der eingereichten Hinweise Susanne Seppi, in ihrer Rolle als Leiterin der Personalabteilung, anvertraut, die auch für deren Verwaltung und Sortierung verantwortlich sein wird und jeden eingehenden Hinweis falls notwendig vertieft und überprüft, um auf diesen Hinweis zu reagieren, um die Vertraulichkeit des Hinweisgebers zu gewährleisten, um den Hinweisgeber vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen zu schützen, um innerhalb des Unternehmens oder bei den zuständigen Behörden alle weiteren notwendige Verfahren zu aktivieren welcher zur Aufklärung des Hinweises oder die Handhabung der Straftat erforderlich sind.

8. Wie wird mit meinem Hinweis umgegangen? Innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt des Hinweises schickt mir die zuständige Stelle eine „Bestätigung über den Eingang der Meldung“. Innerhalb der folgenden 3 Monate bearbeitet das Büro den Bericht und gibt Rückmeldung über die Folgemaßnahmen zum eingegangenen Hinweis. Während der Bearbeitung der Meldung kann die zuständige Stelle Gespräche mit mir einleiten bzw. führen und mich um Klarstellungen oder Ergänzungen zum Hinweis bitten. Deshalb muss ich die Computerdatei regelmäßig überprüfen.

9. Wie wird die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Partei geschützt? Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers bleibt während des gesamten Verfahrens und in allen sich aus der Meldung ergebenden Zivil-, Straf- oder Disziplinarverfahren gewahrt. Es besteht in der Geheimhaltung der Identität der meldenden Person, die dem internen Büro bekannt ist und nur den Personen mitgeteilt werden kann, die für die Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen zuständig sind, außer in Fällen, in denen die Offenlegung der persönlichen Daten der Person erforderlich ist oder die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers. In einem internen Disziplinarverfahren, im Anschluss an einen erhaltenen Hinweis, darf die Identität der meldenden Person nicht offengelegt werden, wenn die Anklage auf Ermittlungen beruht, die von dem Hinweis abweichen. Ist die Kenntnis der Identität des Hinweisgebers jedoch zur Verteidigung des Beschuldigten erforderlich, darf diese nur mit dessen Einwilligung preisgegeben werden. In Fällen, in denen die Offenlegung der Identität der meldenden Person erforderlich ist, wird die zuständige Stelle dies in einem schriftlichen Bescheid begründen.

10. Kann ich eine anonyme Meldung machen? Anonym erfolgende Meldungen werden im Rahmen des Rechtsschutzes nicht berücksichtigt. Auch bei anonymer Übermittlung ist eine spätere Einbindung möglich. Die Verwaltung des Berichts erfolgt weiterhin durch die zuständige Außenstelle.

​11. Was passiert, wenn jemand eine falsche oder verleumderische Aussage über mich macht? Ein falscher Hinweis und die Zuschreibung von Straftaten an eine Person, von der bekannt ist, dass sie nicht schuldig ist oder die sich nach der internen Untersuchung als falsch herausstellt, ermöglicht nicht den Schutz der Identität der Person, die die Anzeige erstattet, sondern im Gegenteil, es folgt die Mitteilung der bösgläubigen Person an die beschuldigte Person zum persönlichen Schutz und beinhaltet die Einleitung eines Disziplinarverfahrens gegen die meldende Partei.

12. Wie werden meine personenbezogenen Daten verarbeitet? Die personenbezogenen Daten der meldenden Person werden in Übereinstimmung mit dem Datenschutzgesetz und den durch die europäische Verordnung (EU) 679/2016 garantierten Rechten verarbeitet. Die in den Artikeln 15 bis 22 der Verordnung genannten Rechte (Zugriff, Berichtigung, Änderung, Löschung, Löschung, Widerspruch) können jedoch nicht mit einem Antrag an den Datenverantwortlichen oder mit einer Beschwerde gemäß Artikel 77 der Verordnung ausgeübt werden, wenn die Ausübung dieser Rechte zu einer wirksamen und konkreten Beeinträchtigung der Vertraulichkeit der Identität jenes:r Arbeitnehmers:in führen kann, der:die die Straftat meldet, von der er:sie aufgrund seiner:ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangt hat.

13. Wie wird mein Hinweis gespeichert und verwaltet? Der Hinweis wird nur so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung und Rückmeldung erforderlich ist, bzw. für die Zeit, die für die Bearbeitung des daraus resultierenden Verfahrens erforderlich ist. Anschließend wird die Meldung nach Datenminimierung für 5 Jahre nach ihrer Bearbeitung archiviert und anschließend gelöscht.

14. Wo finde ich weitere Informationen zum Kanal, zum Ablauf und zu den Schutzmaßnahmen? Alle Informationen zum internen Meldeweg finden Sie im Unternehmen auf der Anschlagtafel, sowie auf den digitalen Firmenaushängen und auf der Website des Unternehmens.

15. Kann ich mich trotzdem direkt an meinen direkten Vorgesetzten wenden? Bestimmt. Das Whistleblowing-System ersetzt nicht bereits angewandte Formen der internen Kommunikation und Berichterstattung und schließt Meldungen von Verstößen an den Vorgesetzten oder den Abteilungsleiter nicht aus. Der Whistleblowing-Kanal ermöglicht es mir jedoch, Meldungen vertraulich und unter Gewährleistung eines besonderen Schutzregimes zu machen.